La chronique de... | Lucie REBMANN-MAURAN : Comment réussir son onboarding

Cher lecteur,

J’aimerais aujourd’hui te parler d’un sujet passionnant mais assez méconnu, le genre de sujet que tout le monde pense maîtriser mais que beaucoup ratent sans même le réaliser. Tu l’as certainement compris, je vais aujourd’hui te parler de l’intégration de nouveaux employés au sein de l’entreprise, communément appelée « onboarding ». Alors, bienvenue à bord de cet article qui t’en dira un peu plus sur les bonnes pratiques à mettre en place et te fera comprendre pourquoi le joli sac de goodies que tu as préparé n’est pas la garantie d’un onboarding réussi.

D’aucuns te diront que l’onboarding, ce n’est pas vraiment crucial, que toutes les entreprises s’en sortent plus ou moins et que cela ne mérite pas un investissement de temps, d’argent et de ressources en soi.

Et pourtant, à travers ces lignes, c’est la responsable de l’onboarding d’une entreprise bien connue du paysage luxembourgeois qui te parle. J’adore mon métier. J’adore être au contact des gens. Cela fait trois ans que je travaille à peaufiner cette expérience déterminante dans la vie d’un employé, trois ans que j’écris et révise le mode d’emploi car soyons clairs, je ne te parle pas ici d’un domaine d’activité qui s’apprend sur les bancs de l’école. L’onboarding, c’est l’école de l’expérience.

Et avec quelques milliers d’intégrations à mon actif, au Luxembourg et à l’international, j’ai assez de recul pour partager avec toi trois raisons qui font le succès (ou l’échec) d’un onboarding.

Mais avant de passer au plat de résistance, voici un avant-goût numéraire de l’impact d’un bon onboarding, première étape clé pour la rétention des employés :

• Un bon processus d'onboarding peut augmenter la rétention des employés de 82 %.

• Le coût d'un onboarding défaillant peut atteindre jusqu'à 7 000 euros par employé (oui, tu as bien lu !).

• Un onboarding efficace dure en moyenne 9 mois, permettant une intégration complète et graduelle.

• Seulement 20 % des managers sont réellement impliqués dans le processus d'onboarding.

• 45 % des démissions surviennent durant la première année du contrat.

Source : Les grands chiffres de l’onboarding – Étude Workelo 2021

De quoi donner le vertige, n’est-ce pas ? D’ailleurs, commençons par le commencement avec la définition de l’onboarding.

Onboarding : définition éclairante pour mettre tout le monde d’accord

« L'onboarding, ou intégration des nouveaux employés pour les amoureux de la langue française, est le processus par lequel une entreprise accueille et forme ses nouvelles recrues. Ce processus vise à aider les nouveaux employés à s'adapter à leur nouvel environnement de travail, à comprendre les attentes de leur rôle et à se familiariser avec la culture et les valeurs de l'entreprise. »

Cela voudrait-il dire que l’onboarding, ce n’est pas que le Welcome Day ? Eh bien, non !

L’onboarding se compose de plusieurs étapes :

• Le pré-boarding est l’étape entre la signature du contrat et le Welcome Day. Une étape fondamentale durant laquelle l’entreprise maintient le lien avec son nouvel arrivant. Parfois, cette phase dure un an ; elle est donc capitale, au risque de voir son employé annuler son contrat avant même d’avoir franchi les portes de l’entreprise.

• Le Welcome Day est le premier jour de votre nouvel employé. Après l’entretien d’embauche, c’est votre première chance de faire bonne impression en tant qu’entreprise : culture, valeurs, disponibilité et sourire du personnel, tout compte pour que le nouvel arrivant se sente en confiance.

• L’onboarding dure jusqu’à la fin de la période d’essai. Je vous entends dire « tout ça ? » Oui, tout ça. Un onboarding, c’est long, ça se prépare en amont et ça s’entretient à travers une foule de petites et grandes initiatives.

Un seul objectif en tête : rappeler à votre collaborateur qu’il a fait le BON choix en vous choisissant. Comme je dis à chaque session aux nouveaux arrivants, « mon équipe et moi sommes là pour vous faire vivre une première expérience positive et mémorable au sein de notre entreprise ». Et c’est tout un programme.

Mais d’ailleurs, à quoi sert un onboarding réussi ?

Mission et objectifs

Voici la réponse en 5 points :

• Accélérer l'intégration des nouveaux employés en leur donnant les moyens de rapidement se familiariser avec leur nouvel environnement de travail, les outils et les processus.

• Renforcer l'engagement et améliorer la rétention en créant un sentiment d'appartenance et d’engagement envers l'entreprise dès le début.

• Clarifier les attentes en définissant clairement les rôles, les responsabilités et les objectifs pour éviter toute confusion.

• Promouvoir la culture d'entreprise en transmettant les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise pour aligner les nouveaux employés avec la culture organisationnelle.

• Augmenter la productivité en permettant aux nouveaux employés de devenir rapidement opérationnels et efficaces dans leurs tâches.

Maintenant que ces points sont posés, je vous propose de rentrer dans le vif du sujet : quelles sont les trois raisons qui font qu’un onboarding est réussi ?

Point numéro 1 : privilégiez l’humain et saupoudrez de technologie

Je ne le répéterai jamais assez : la réussite réside dans l’expérience humaine.

Distribuer un joli sac en coton recyclé, plein de goodies, c’est chouette, vraiment. Mais c’est clairement insuffisant. Une jolie gourde ne fera pas la différence, je vous le garantis.

En revanche, permettre à vos nouveaux venus d’être accueillis de manière individuelle, avoir un mot pour chacun avant le début de la journée, les appeler par leur prénom et leur donner le temps de faire connaissance entre eux est un excellent moyen de commencer sur une bonne note.

Point numéro 2 : trouvez l’équilibre entre trop et trop peu

Votre employé vient d’arriver et vous ne pensez logiquement qu’à une chose : qu’il se mette au travail au plus vite ! Mais attention au gavage d’informations.

Bien sûr, certaines informations doivent être données au plus vite (tâches administratives, culture, valeurs et mission de l’entreprise, concepts-clés et remise du matériel).

Pour le reste ? Respirez, cela peut attendre quelques jours, voire une semaine.

Point numéro 3 : un onboarding est plus qu’un Welcome Day

Avoir une première journée positivement mémorable ne suffit pas à réussir l’expérience d’onboarding.

Comment mettre toutes les chances de votre côté ?

• Étalons les activités comme les e-learning pour conserver l’intérêt et l’attention.

• Assurons-nous que des personnes de confiance accompagnent le nouveau collaborateur.

• Planifions des rencontres régulières avec le manager.

Conclusion

Voilà, cher lecteur, je crois que l’on a fait le tour.

Quelques idées ont peut-être émergé dans ton esprit à la lecture de cet article. En tout cas, c’est mon souhait.

Si tu veux discuter davantage de ce sujet sous-estimé, LinkedIn est une passerelle… mais je regarde l’heure : il est déjà huit heures.

Je dois te laisser, il est justement temps d’accueillir une nouvelle cohorte.

Lucie Rebmann-Mauran